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La gestion de proyectos en simples pasos
Gestión de Proyectos
En este articulo iniciemos hablando sobre la metodología ya que no importa cual herramienta puedas utilizar, sin metodología y sin el acompañamiento de la dirección gerencial, el seguimiento y logro de los proyectos no se podría realizar.
¿En tu empresa se han finalizado proyectos y no te has dado cuenta? o ¿Siempre los proyectos terminan en tiempo y bajo el presupuesto establecido? o mejor aún ¿Cuando finaliza el proyecto la mejor parte es toda la documentación que se entrega? … si yo se ya muchas respuestas en tu mente.
Justo por lo anterior, es necesario identificar las fases en la gestión de proyectos las cuales son:
- Inicialización – (Definición del proyecto)
- Planeación – (Desarrollo y planificación de actividades)
- Ejecución – (Desarrollo del trabajo)
- Monitoreo y Control – (Manejo y gestión de los cambios en el proyecto)
- Cierre – Finalización del proyecto
ROLES EN LA GESTION DE PROYECTOS
Típicamente en la gestión de proyectos no únicamente existe el Project Manager quien se encarga de muchísimas cosas, sino también hay otras personas que ejercen roles y funciones muy importantes, entre ellos están:
Sponsor / Patrocinador / Stakeholder – ellos tienen autoridad sobre el proyecto, proveen al equipo de trabajo de recursos, también revisa el progreso y calidad en la ejecución de las actividades.
Functional Managers / Gerentes Funcionales – ellos se ven impactados por las actividades del proyectos y los entregables, también contribuyen con personal y equipos al proyecto, por lo general tambien ellos manejan los conflictos en los requerimientos y entregables en el proyecto.
Project Team Members – se hace referencia al personal a quien se le designan las actividades, ellos pueden ser personal interno como externo en muchas ocasiones.
Finalmente el Project Manager no únicamente es el responsable en dar seguimiento a las actividades en todo el ciclo de la gestión del proyecto, sino que esta persona debe de tener las siguientes habilidades:
- Líder
- Planificador
- Organizador
- Comunicador
- Negociador
- Pacificador (Peace Maker) … muy necesario
- Supervisor de riesgos
HERRAMIENTAS PARA GESTIONAR LOS PROYECTOS
Hoy en día existen una gran variedad de herramientas para la gestión de proyectos entre las cuales podrías considerar evaliar las siguientes:
Si yo sé que estabas esperando que apareciera Microsoft Project, pero ahi tienes una pequeña lista de otras alternativas que pueden ayudar algunas de uso gratuito y otras de paga, pero al final herramientas que pueden servir de mucho.
Si hablamos de Microsoft Project pero elevando esto a un nivel corporativo, existe la versión de Microsoft Project Professional el cual se puede integrar con Microsoft Project Server ahora llamado Project Online, en donde puedes llevar un control muy a detalle en la ejecución de los proyectos, portafolios o programas; inclusive hasta el manejo de la demanda que pueda llegar a tener el proyecto, te comparto el enlace de Project Online en donde el Plan 3 y 5 incluyen como parte del costo de la subscripción el uso de Project Professional.
USANDO SHAREPOINT ONLINE PARA MANEJO DE PROYECTOS
A continuación, te presento otra alternativa que quizas ya tengas a la mano y aun no estás utilizando para gestionar tus proyectos, esa opción es SharePoint Online, una de tantas soluciones que incluye Office 365 o ahora Microsoft 365, con SharePoint a través de la creación de un subsitio puedes manejar un sitio para manejo de proyectos, te comparto el siguiente video con una demostración al respecto.
Finalmente, pudieras utilizar hasta una plantilla que existe en EXCEL para llevar la documentación de los proyectos, al final lo más importante es tener ese control para poder evidenciar, confictos en agendas, compromisos que debemos de entregar y muchas otras cosas más que es natural en la gestión de proyectos.