Introducción a la Gestión de Proyectos
Todos de alguna u otra forma estamos involucrados en proyectos ya sea de manera formal o informal, todos formamos parte de una cadena de responsabilidades en donde, a partir de nuestro desempeño y cumplimiento de fechas logramos en conjunto entregar productos o servicios.
Pero ¿por qué cuesta desarrollar proyectos? o mas bien ¿por qué algunos proyectos no se finalizan o se atrasan?
Para responder a lo anterior existen muchas posibles respuestas podrían ser:
- Una de las principales es no contar con el apoyo de los Stakeholders (La dirección de la empresa o gerencia) …
- Otra posible razón es que no se llevó una metodología para el seguimiento y control del proyecto…
- También podría estar, el no llevar una comunicación fluida en el proyecto para que todos los involucrados siempre estuvieran al tanto del desarrollo del avance y estatus del proyecto, pero sobre todo lo que se esperaba de cada persona involucrada en el proyecto.
Ante lo anterior, existe la Metodología en la Administración de Proyectos, en donde unos fabricantes como Microsoft tienen su propia forma de hacerle apegado a sus productos estrellas como Project Professional y Project Online (servidor de Project en la nube), la gente de Franklin Covey (de los creadores de los 7 hábitos de la gente altamente efectiva) y tooooodos coinciden o más bien siguen el lineamiento del Instituto de Administración de Proyectos (PMI)
Esta institución ha desarrollado una metodología que se ha convertido en un estándar para aplicarse a cualquier industria o empresa y se puede encontrar en un libro llamado PMBook Body of Knowledge, en donde resumen toda la gestión en las siguientes áreas:
- Inicialización – (Definición del proyecto)
- Planeación – (Desarrollo y planificación de actividades)
- Ejecución – (Desarrollo del trabajo)
- Monitoreo y Control – (Manejo y gestión de los cambios en el proyecto)
- Cierre – Finalización del proyecto)
En cada una de estas fases, los entregables son:
Roles en la Gestión de Proyectos
Algunos de los roles que se identifican en la gestión de proyectos son:
- Sponsor / Patrocinador:
- Tiene autoridad sobre el proyecto
- Provee al equipo de recursos
- Revisa el progreso y calidad
- Functional Managers / Gerentes Funcionales
- Se ven impactados por las actividades del proyecto y los entregables
- Controbuyen con recursos al proyecto (Personas, Equipo, etc.)
- Pueden tener conflictos con los requerimientos y entregables del proyecto
- Project Manager
- Trabaja con los Stakeholders en la definición del proyecto
- Planean, calendariza y maneja el presupuesto del proyecto
- Trabaja con el equipo para el desarrollo del proyecto
- Monitoreo el rendimiento y toma acciones correctivas
- Mantiene informado a los Sponsors y Stakeholders
- Solicita y documenta los cambios del proyecto
- Project Team Members
- Asignación de actividades en base asignaciones específicas
- Puede incluirse recursos internos como externos
Esta demás indicar que el rol de Project Manager es el más responsabilidad posee en el desarrollo del proyecto, este puesto demanda realizar internamente los siguientes roles y/o habilidades:
- Líder
- Planificador
- Organizador
- Controlador
- Comunicador
- Negociador
- Peace Maker (El que apacigue las aguas…)
- Supervisor de Riesgos
La importancia del Rol del Project Manager la podemos evidenciar a continuación:
